Privacy verklaring

1. Privacy in het kort

Deze privacyverklaring legt uit hoe fexon e.K. persoonsgegevens verwerkt wanneer je de website bezoekt, een reservatie maakt, een boeking afrondt, support contacteert of klantaccountfuncties gebruikt. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je direct of indirect kan worden geidentificeerd.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

fexon e.K., eigenaar Christian Fischer, An der Eisbahn 8, 07973 Greiz, Duitsland. Telefoon: +49 3661 455 5882. E-mail: info@fexobox.be.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken gegevens die je bij reservatie, boeking of contact verstrekt, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer, leverings- en factuuradres, bedrijfsgegevens, btw-nummer indien van toepassing, eventdatum, gekozen pakket, designkeuzes, betaalstatus en klantaccountactiviteit. Daarnaast kunnen technische gegevens zoals IP-adres, browser, toestelgegevens, logbestanden en cookievoorkeuren worden verwerkt.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Gegevens worden verwerkt om de website te laten werken, reservaties en boekingen af te handelen, de photobooth te leveren en retour te nemen, betalingen te verwerken, facturen uit te reiken, support te bieden, fraude te voorkomen, wettelijke verplichtingen na te komen en, waar toestemming is gegeven, analyse of marketing uit te voeren. Rechtsgronden zijn onder meer uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen en toestemming volgens de AVG/GDPR.

5. Verwerkers en ontvangers

Afhankelijk van je boeking kunnen gegevens worden gedeeld met hostingproviders, betaaldienstverleners, vervoerders, e-mail- en supportdiensten, boekhoud- en facturatietools, analysediensten waar toestemming geldt en bevoegde instanties wanneer dit wettelijk vereist is.

6. Cookies en analyse

Essentiele cookies worden gebruikt om de website te laten functioneren en je keuzes te onthouden. Analyse- en marketingcookies worden alleen gebruikt wanneer de vereiste toestemming is gegeven. Je kan cookievoorkeuren wijzigen via de cookiebanner, waar deze beschikbaar is.

7. Rechten van betrokkenen

Je kan rechten hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar en intrekking van toestemming. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Bewaartermijnen en wijzigingen

Gegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor de genoemde doeleinden of voor wettelijke bewaarplichten. Deze conceptvertaling geeft de status van juni 2026 weer en vereist juridische controle.

9. Gebruik van de FexoBox-app (Android/iOS)

Dit privacybeleid geldt ook voor onze mobiele app FexoBox.

Aanmelden (optioneel): De app is bruikbaar zonder aanmelding. Voor het persoonlijke gedeelte (jouw boekingen, opgeslagen events) meld je je zonder wachtwoord aan via een magic link – je voert alleen je e-mailadres in en ontvangt een aanmeldlink. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, sub b AVG.

Camera (QR-scan): Om met een fotobox te verbinden scan je een QR-code. Het camerabeeld wordt alleen lokaal op het toestel verwerkt en niet opgeslagen of verzonden.

Box-foto's: Op het event-wifi worden de foto- en videobestanden rechtstreeks vanaf de box naar je toestel geladen. Opslaan in je toestelgalerij gebeurt alleen op jouw verzoek.

Event-galerij en gast-uploads: Foto- en videobestanden die je uploadt, een zelfgekozen weergavenaam, reacties en commentaren worden opgeslagen op servers binnen de EU (Hetzner Object Storage, Duitsland) en zijn zichtbaar voor andere deelnemers van het event. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, sub b en f AVG.

Audio-gastenboek (optioneel): Als de organisator dit inschakelt, kun je via de microfoon een korte spraakboodschap opnemen. Opslag zoals bij uploads (EU).

Geen advertenties, geen tracking: De app bevat geen advertenties, geen analyse- of trackingsoftware en geen crash- of diagnostiekverzameling door derden.

Bewaartermijn: Event- en galerijgegevens worden na afloop van het event automatisch verwijderd.

Account verwijderen: Je kunt verwijdering rechtstreeks in de app aanvragen: tabblad Account, daarna Account verwijderen. Gegevens met een wettelijke bewaarplicht (bijv. facturen) blijven tot het einde van de bewaartermijn bewaard.